Kroky při výběru ERP, které byste neměli minout

Navzdory tomu, že k tématu výběru ERP systému již bylo napsáno mnoho, je stále aktuální. Jistě existují různé postupy jak dospět k výběru vhodného ERP, jsou však okamžiky, kdy by investor neměl zaváhat. Ať již vybírá systém sám, anebo se svěří do rukou externího poradce, který by měl mít výborný přehled o produktech a dodavatelích na trhu.

Odpovědnost za investici do ERP systému je vysoká a vedení společnosti by se na klíčový moment mělo dobře připravit. Podnikový informační systém není výrobní linka, ale nástroj, který naprosto zásadně ovlivňuje fungování celého podniku. Může hodně přinést, ale může způsobit i ztráty firmy na budoucích deset a více let. Tyto ztráty pak často vedou dříve nebo později k výměně systému.

Co vlastně vede firmy k výměně informačního systému?

U menších systémů to bývá nedostačující funkcionalita, zejména v oblastech plánování a řízení výroby a nákupu, nebo při pokrývání specifických požadavků klientů automobilového průmyslu. Někdy IT manager tvrdí: „Už máme všechny oblasti pokryté aplikacemi a teď je stačí jen propojit.“ A neuvědomuje si, že právě ta integrace je cesta, kterou se nedá projít vítězně. Hodně firem hledá nový systém, protože u starého hrozí konec podpory, zastavuje se vývoj, dodavatel se začal věnovat jiným aktivitám. Nebo se firma odhodlala k razantnímu kroku změny, ve kterém vyžaduje udělat reinženýring procesů, využít světové standardy a hledá pro to silného a spolehlivého partnera – dodavatele IT.

Jak tedy začít, aby se riziko nezdaru minimalizovalo?

Zkuste se zastavit a udělat analýzu stávajícího stavu. Určitě by měla zmapovat klíčové podnikové procesy, organizační strukturu firmy a identifikovat úzká místa a jejich příčiny. Nechte mluvit své klíčové odborníky a naslouchejte jejich steskům. Teprve pak je jasnější, jaký informační systém firma potřebuje. A může následovat individuální dotazování možných dodavatelů, prezentace, studie, referenční návštěvy. Anebo můžete využít vlastní energii a nastartovat interní projekty a zahájit dílčí zlepšování.

Máte problém s kapacitami? Nejlepší nadnárodní firmy využily implementace informačního systému k tomu, aby si vychovaly interní tým složený z klíčových uživatelů za jednotlivé odborné oblasti. Tito lidé pak pravidelně čerpají školení, znají systém hlouběji než běžný uživatel, jsou partnery vedení firmy při strategických rozhodnutích a zabývají se hledáním rezerv a dalším zlepšováním chodu firmy. V projektu implementace ERP systému pak zkušený dodavatel spolupracuje s těmito klíčovými uživateli. Pokud neexistují, práce na studii je počátek v jejich hledání. Po analýze stávajícího stavu a zmapování úzkých míst následuje návrh řešení. Musí obsahovat popis cílového stavu, zabezpečení HW a SW a také způsob přechodu ze stávajícího do cílového stavu. Nelze zanedbat datovou základnu, protože nepřipravená data bývají jedním z největších ohrožení plánovaného termínu spuštění nového systému.

Ale zpět k výběru informačního systému. Následující kroky by v procesu výběru neměly uniknout vaší pozornosti.

1. Všechny klíčové procesy firmy musí být dobře integrované v jediném informačním systému. Žádné přenosy a kopírování dat, ale bezvadně strukturovaná databáze s dobře postavenými programy pro podporu jednotlivých procesů.
2. Funkcionalita systému musí být dostatečně propracovaná nejlépe postavená na světových standardech. Jen tak vám může systém přinést inspiraci při změnách procesů a posunout firmu dál. Nechcete přece pouze automatizovat dnešní práci a ušetřit lidi, ale nejvíce peněz můžete získat zvýšením výkonu a efektivity.
3. Jste-li nebo budete-li v budoucnu pobočkovou firmou, musíte vybírat pouze ze systémů, které podporují potřeby pobočkových firem. Musí nad jedinou databází umožnit řídit sdílení číselníků, povolit volby mezi centralizovaným/decentralizovaným nákupem a prodejem, musí dokázat řídit výrobu výrobku, která může paralelně probíhat na více místech apod.
4. Systém musí být bezpečný a stabilní. Hledejte systémy, které běží bez restartů celý rok.
5. Vaši uživatelé musí být při práci se systémem efektivní. Obrazovky pro evidenci dat musí být snadno konfigurovatelné. Stejná funkce může vypadat jinak pro skladníka a jinak pro expedienta. V systémech je stále více dat, ale problém bývá přetavit je v užitečné informace. Vámi zvolený informační systém to musí umět. Třídění, seskupování, filtrování dat, jejich grafická prezentace, … Generátory nových analytických funkcí nad novými daty bez pomoci dodavatele …
6. Tvorba ukazatelů a metrik už dávno není doménou manažerských systémů. Již od středního managementu výše by měla práce v systému začínat zobrazením grafických semaforů signalizujících stav vybraných ukazatelů ve srovnání s nastaveným optimem. Kromě metrik zabývajících se výkony firmy jsou velmi užitečné metriky hodnotící kvalitu práce uživatelů v systému. Ta totiž zpravidla o pár měsíců předbíhá výkon firmy a budeme-li se jí včas zabývat, můžeme předejít hrozícím problémům. A nezapomínejme ani na mobilitu uživatelů.
7. Ani sebelepší a sebepropracovanější systém nebude obsahovat všechna specifika firmy. A přitom právě některá specifika jsou klíčem k úspěchu na trhu. Pokud se jich nechceme s příchodem nového systému vzdát, musí být takový systém otevřený. A dodavatel do něj musí dokázat daná specifika zapracovat.
8. Všichni tak nějak předpokládáme, že každý systém zvládne zpracovat všechna potřebná data podniku. Při dnešním rozvoji výkonu serverů je to téměř pravda. Ale pořád platí, že pro vykonání stejné práce stačí jednomu systému poloviční výkon serveru, než potřebuje systém druhý. Identifikujte své kritické procesy z hlediska výkonu. V potravinářství to bývá evidence prodejních objednávek, expedice a fakturace, ve strojírenství zase plánování a řízení výroby. Změřte a spočítejte si počty dokladů, které bude potřeba zpracovat, a zjistěte v referencích nabízených systémů obdobné podniky. Pokud najdete náročnější instalace, můžete být v klidu. V opačném případě se mějte na pozoru!
9. Informační systém budete provozovat desítky let. Proto je důležitá i hospodárnost jeho provozu. Zjistěte si nároky na server, na komunikaci mezi koncovými stanicemi a serverem a nároky na koncové stanice. Pokud bude každý upgrade vyžadovat nové koncové stanice, nejedná se o zanedbatelné prostředky.

Vyberete-li si kvalitní informační systém, pořád nemáte vyhráno. Sami si s ním totiž zpravidla neporadíte. Potřebujete dodavatele – partnera a ten by měl splňovat tři zásadní kritéria:

1. dlouhodobou stabilitu
2. kvalitu a sílu
3. dobrou podporu stávajícím klientům

Dlouhodobou stabilitu předznamenává do velké míry tradice dodavatele. Pokud dodavatelská firma déle než 15 let implementuje v České republice pořád stejný informační systém, je to slušný příslib, že to bude dělat i nadále. Pokud ale implementuje v daný moment dva nebo více navzájem konkurenčních ERP systémů, každý by měl vidět ohromný vykřičník. Je neefektivní vyvíjet a implementovat navzájem konkurenční systémy.

Kvalitu a sílu signalizuje světové renomé, počet zrealizovaných projektů, mínění nezávislých expertů. Zjistěte si, kolik odborníků na daný informační systém implementační firma má.

Pro podporu stávajících uživatelů v IT oboru je důležitý fungující helpdesk. Kdo zažil slečnu na telefonu s příjemným hlasem, která umí naši žádost o radu jenom kamsi zapsat, ví, o čem mluvím. Zajeďte do implementační firmy a přesvědčte se na vlastní oči, kolik odborníků sedí na helpdesku a čeká na dotazy klientů. Nebo musí jít veškerá komunikace s dodavatelem pouze přes určeného člověka nebo jen písemně? Pak asi koncové uživatele nepotěšíme a můžeme trpělivě čekat na horké chvilky s novým informačním systémem.

Stále více se rozvíjí elektronické školení. Je pohodlné, rychlé a můžeme jej absolvovat bez cestovních nákladů v pohodlí domova, když máme čas. Kolik e-školení nabízí dodavatel informačního systému? Jsou zaměřena jen na funkcionalitu nebo dokonce i na správnou výrobní praxi?

Služby dlouhodobé podpory jsou obvykle placeny pravidelnými poplatky. V honbě za snižováním nákladů v době krize se objevil trend spolu se snižováním poplatků zužovat zahrnuté služby. A když nastane problém, klient musí za službu zaplatit. Považuji to za nejhorší možnou cestu z pozice klienta. Když totiž koncový uživatel narazí na problém, potřebuje jej vyřešit. Pokud zjistí, že se u dodavatele nedovolá, protože by musel podstoupit interní kolečko pro vydání souhlasu k vystavení objednávky na placenou službu, pokusí se přirozeně řešit problém metodou pokus-omyl. Důsledky pro podnik mohou být katastrofální.

Tak jak poznáte, že jste vybrali dobře? Až po letech. Pokud vydržíte při všech strastech a slastech se svým informačním systémem a jeho dodavatelem alespoň 15 let, můžete si říci: „Vybrali jsme dobře.“ Jen ten, kdo zažil několik implementací, ví, o jak náročnou činnost se jedná. A ti úspěšní si ji rádi odpustí a posunují svůj podnik dál formou upgrade, který také není bez námahy, ale je to vždy krok dál.

Autoři: Vladimír Bartoš, ředitel podpory prodeje a Alena Pribišová, marketingová manažerka, Minerva Česká republika, a.s.